事務職獲得は激戦区!他者と差をつけるための心得とは

あなたが事務職に就きたい理由とは何でしょうか?定時に帰れそうだから?楽そうだから?あるいはもっと真面目に、地道な作業が自分の性格にあっているからという人もいるでしょう。

 

でも、それでは採用を勝ち取るのはきっと難しいはず。

 

なぜならそこには「この企業でなければいけない」理由がゼロだからです。採用担当者にはそんな動機では通用しません。事務職への就職・転職を成功させるためには、どんな心得をもって臨むべきなのか、一緒に考えていきましょう。

将来と“その会社”をリンクさせる志望動機は好印象

こんな志望動機じゃ目に留まらない

事務志望、といっても事務作業自体はどんな会社にも必ずある仕事です。「とにかく事務ならどこでもいいや」などと考えている人は、おそらく採用には至りません。業界が違えば事務の内容も変わってきますが、志望動機にはさらに「その企業」でなければならない理由が必要です。良くあるのが、業界全般に通用するような文言を使った文章。企業名を変更すれば、どこにでも転用できてしまうような志望動機は、NGです。

 

そのような中味のない志望動機は、およそ陳腐で誰が書いても同じです。抽象的すぎたり、ありふれた表現を並べても、「この人はうちじゃなくてもいいんだな」とバレてしまいます。具体性がない、自分のやりたいことや将来と結びつくことが書けない。

 

それは、企業に対しての研究が成されていないからです。希望する会社がどのような考えの元で運営され、どのような事業展開をしているのかを良く調べ尽くせば、必ず自分とリンクできる部分が見えてきます。そこを採用担当者に訴え、納得させなければなりません。

 

 

褒めれば良いものでもない

また、志望動機の欄にありがちなのが、やたらと会社を持ち上げたり、気に入った点を並べるような文章です。ホームページの理念で感動した、○○が印象的、経営方針が素晴らしいと思った…このようなもので埋めてみても、採用担当者は喜んでくれません。なぜなら、志望動機は「この会社で活躍してくれるかどうか」を見るための参考にするもので、会社に対する感想を聞きたいわけではないからです。

 

その会社の良いところを伝えているばかりでは、どのように働いてくれるのか、会社に入って何がしたいのかがわかりません。また逆に、「自分はこの会社で○○したい」「××に携わりたい」など希望ばかりを述べるのも、「その企業でなければいけない理由」には当たりません。

 

自分の過去の経験や実績とその会社の特徴的な部分を結びつけ、「御社でこのような働きができるのではないか」という書き方にする方が適当です。書類を通過させるために、志望動機は重要です。相手がここで何を知りたいのかを、良く考えて作成する必要があります。

 

 

事務が適職であるエピソードを披露して心をつかむ

事務とは何か?

「事務がやりたい」といいながら、具体的にはどんな仕事をするのかさえ良くわかっていない人もいるようです。何となく机に向かっているイメージが先行し、実際に仕事をこなす上で必要な能力などが理解できていないこともあります。

 

一般的な事務では、書類作成や電話やメールの応対、来客応対、郵便物の仕分け、データ集計、物品や書類の整理など多岐にわたります。デスクワークが中心ですが、中には軽作業を伴う場合もあります。

 

また、業種によっては営業サポートやシフト作成、管理などマネージャー的な立ち位置になる可能性もあります。同じ事務でも、会社によって業務内容がまったく異なると考えて間違いないでしょう。

 

 

一般事務はオフィスの雑務に対応し、時に臨機応変に動くことが要求される仕事でもあります。会議準備、資料作成や議事録管理など、その時々によってこなす業務もあります。

 

気配りができ、仕事の優先順位をつけるのに優れ、忍耐力のある人物が重宝されます。毎日次々と仕事は重なっていきますので、処理速度の速さも当然必要とされます。さらに事務員に求めるもっとも大きな資質としては、「気が利く人」を挙げる会社が多数なのではないでしょうか。

 

 

事務志望に対するアピールポイントを考える

自分の中にある事務職に向いていると思われる資質。上手にまとめ、強調できれば志望動機を説得力のあるものにできるかもしれません。一緒にいる仲間へのサポートや気遣いに関して、それまで行なってきた仕事や運動部でのマネージャー経験など、具体的なエピソードを使うと効果的です。

 

また、正確な業務処理や効率化についての意識も、大切なアピールポイントになります。コツコツとタイピング練習をしていたこと、仕事の質を向上させる工夫をしたことなども評価の参考になります。ペン字検定や簿記の資格取得など、事務業務を視野に入れた積極的な努力は、大きな加点となるでしょう。

 

人が飽きてしまうような地道な作業にも真摯に取り組み、丁寧に行なえる細やかな性格であることは、事務の業務にとって最強の資質です。あるいは、数字に強く、精密なデータ処理が得意であるなども、事務業務への信頼性を増す根拠となります。

 

それらを感じさせるような具体的な体験があれば、必ず伝えるようにしてください。

 

 

資格は自分のキャリアの肉付けと意識せよ

オフィスソフトは必須!エクセル派?ワード派?

今どきは、どんな職業でもパソコン技能は必要となります。例えば営業や販売でも、日報や報告書を入力するのがごく普通です。事務を目指すのであれば、より高度な技術を習得しておくことが就活では有利になります。もっとも一般的なMOS(マイクロソフトオフィス スペシャリス ト)は知名度も高く、履歴書に必須の資格といわれています。

 

できれば4科目を制覇してマスター取得をするのが一番良いのですが、なかなかそうもいかないでしょう。選ぶのであればオフィス向けソフトの双璧ともいえる、エクセルとワード。

 

実際に事務職員として働いている人にどちらがよりアピールできるのかを聞いてみたところ、次のようなアンケート結果となっています。

ワードは出番も多く、美しい文書作成のためには必要です。しかし、より幅広く応用ができるという意味でエクセルを選択している人が多数を占めています。

 

慣れている人はエクセルでもワード並みの文書を作成できますし、関数など高度な機能を使えれば、業務の効率化につながります。どこの部署に配属されても、困らないという強みがあります。

 

時間がなくてどちらを習うか決めなければならないのであれば、先にエクセルを選択するのがおススメといえるでしょう。ただ資格を取るだけではなく、必ずオリジナルの文書やデータ処理の練習をしておきましょう。実践に備えておくと、実際の業務に入ってから“資格だけの名前倒れ”と呼ばれずに済みます。。

 

 

デキる人を印象づける資格

一般的に事務に役立つといわれる資格には。次のようなものが挙げられます。

  • 簿記
  • PCスキル
  • 専門スキル
  • その他

特に経理事務という名目で就職しなくても、簿記の用語や意味を知っていることで業務がスムーズになることも多いようです。専門スキルとしてはフィナンシャルプランナーや、医療事務などがあります。また女性に人気の高い秘書検定は、仕事の進め方からビジネスマナーまで、しっかりと身に付いているという印象をもたれます。

 

事務職ならでは、重宝されるのはペン字検定、書道などの筆記に関する資格です。例えば内容物は印刷であっても、宛名が手書きだとより丁寧に感じるものです。社内外の慶弔事は意外と多く、必ず喜ばれる機会があります。また公的な書類の場合には、手書きを求められるシーンも多いため、美しい文字はかなり高ポイントとなりそうです。

 

その他では、メンタルヘル・スマネジメント検定・産業カウンセラーなどは、それが直接就職につながらない場合にも、現代社会の強い関心事であるため、担当者の印象に残ることは間違いありません。

 

どのような資格であっても、時間をかけてそれなりに勉強しなければなりません。そこから、集中力や興味の広さ、勉強好きといった好印象がもたらされます。珍しい資格の場合には、面接で話題の焦点となる場合もあります。

 

社会全体の求人倍率が向上してきていても、事務職への就職は相変わらず狭き門となっています。企業側は一層、安定した事務処理能力の保有者獲得を目指します。仕事への自己体力を高め、より明確な志望動機を提示することが、一歩先に進む力となってくれるはずです。

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