未経験からの事務職転職で必要な3つの事前準備

未経験からの事務職転職で必要な3つの事前準備

未経験から事務職を志望しようとする方は、未経験だからといって何の準備もせず、無防備に転職活動を行ってしまうと、志望する企業に入社できるチャンスが著しく低くなってしまいます。では、どの様な考え方で、どの様な準備をして行けば良いのでしょうか。
今回は、未経験の事務職に応募していくうえで必要な事前準備について紹介して参ります。

 

 

「未経験」でも伝えなくてはいけない事がある

まず、企業が転職者(中途採用者)を採用する目的は、新卒者を採用する目的とは全く違う・別ものという事を強く認識しておかなければなりません。

 

 

転職者と新卒者の就職活動は全然違う!―新卒採用を花屋さんに例えると―

採用を、花屋さんに例えてみると分かりやすいと思います。
新卒者の採用は“採用企業で育てていく事”を目的にした採用で、いわば花屋さんから種を買い、育てて花を咲かせるようなものです。ですので、新卒者の潜在能力・学習能力などを考慮して(どの様に育っていくかをイメージしながら)採用を検討していきます。

 

転職者の採用は“採用企業で即戦力として働ける事”を目的とした採用となりますので、花屋さんに例えると咲いた花を買い花壇に植える様なものです。ですから、いくら未経験であったとしても、それ(未経験なこと)を企業に感じさせない様な適応能力であったり、未経験でも勤務可能と思われるような今まで培ってきた前職での経験(スキルの蓄積)や、考え方などを転職活動時にアピールし、採用企業に伝えていく活動が必要不可欠となるのです。

 

この“伝える事”を放置して、無策・無防備で転職活動を行っても新卒者との違いを強調する事が出来ませんので結果、年齢も若く賃金も安価な新卒者と比較されては勝つことはできませんし、事務の実務経験がある方とも対等に渡り合う事は出来ないのです。

ここがポイント!

未経験からの事務職転職であっても、前職で培ってきた経験(スキルの蓄積)が伝えられるような事前準備が必要ということ

 

 

伝えなければいけない経験(スキルの蓄積)の正体とは

では、前職の経験(スキルの蓄積)をどの様に伝えたらよいのでしょうか?

 

そこで重要になってくるのが“今までの仕事の棚卸”です。
棚卸とは、勤務してきた会社で行ってきた仕事(作業)を洗い出してその仕事の中にある他の会社でも活用できる「仕事スキル」を見つけ出していく事です。

 

 

仕事の棚卸 「仕事スキル(ポータブルスキル)」の例

例えば、ゲームセンターで働いていて、クレーンゲームの景品を補充する係を担当していたとします。そのゲームセンターでのクレーンゲームの景品発注という仕事は、そこの会社(ゲームセンター)に勤務していないとできませんが(他の会社では活用できない)、“発注業務の経験”という「仕事スキル」は他の会社でも活用できるかもしれません。

 

また、パソコンのコールセンターに勤務していたという経験から他の会社でも活用できる「仕事スキル」を見つけ出してみると

  • 電話の対応能力
  • パソコンのOSの基礎知識
  • パソコンでよくあるトラブルの対処方法

など、考えてみると様々なものがあるはずです。

 

この様な別の会社に行っても活用できる「仕事スキル」の事を「ポータブルスキル(持ち運びの出来るスキル)」と言います。この持ち運びの出来るポータブルスキルをたくさん洗い出してみて、事務職でも活用できるようなモノがないかどうかを確認してみるのです。

 

 

もう一つの重要なポータブルスキル「仕事の取り組みに関するスキル」

また、ポータブルスキルには、この仕事スキルの他にも

  • 「仕事の行い方スキル」
  • 「課題を明らかにして行動に移すスキル」
  • 「計画を立てる(スケジューリング)スキル」
  • 「段取りを踏みながら実行に移していくスキル」
  • 「人との関わり片、コミュニケーションスキル」
  • 「社内外の対応スキル」
  • 「部下のマネジメントを行うスキル」

参考:一般社団法人人材サービス産業協議会のポータブルスキル定義

 

など視覚化できない「仕事の取組みに関するスキル」が含まれることがあります。この「仕事の取り組みに関するスキル」は、年齢が上がるほど深い経験を積んでいる可能性から転職先の企業でも重要視される傾向にあり、20代後半からは「仕事スキル」より、「仕事の取組みに関するスキル」の方を重要視する転職先企業も少なくありませんので、入念に棚卸していく必要があります。

 

ここがポイント

伝えなければいけない経験(スキルの蓄積)には、
今までの仕事の中から持ち運びの可能な「仕事スキル」・「仕事の取組みに関するスキル」があって、そのスキルを洗出して(棚卸して)志望企業に伝えなければならない。

 

 

どの様に棚卸(事前準備)を行って行くのか

ここではポータブルスキル(「仕事スキル」「仕事の取組みに関するスキル」)をどの様に洗出したらよいかの方法を紹介していきます。

 

 

「仕事スキル」棚卸の行い方

まず、仕事スキルの棚卸をするためには、今までの仕事経験を

  • 毎日行っていた仕事
  • 毎週行っていた仕事
  • 毎月行っていた仕事

に分けてみることが重要です。そして、その行っていた仕事の中に持ち運びのできる「仕事スキル」が含まれていないかどうかを考え出して行きます。まとめたり、区分する事は後でも出来ますので、まずは思いつくままに書き出していく事の方に重きを置いて始めてみましょう。

 

 

「仕事の取組みスキル」棚卸の行い方

次に、「仕事の取組みスキル」の棚卸の仕方は、先程の項目にそって合致したエピソードを思い出してみる事です。そして、志望企業にどの様に伝えたら理解してもらえるかを基準に思い出したエピソードを選定していきます。この時、自分の心の中で完結してしまわずに友人や両親・知人に話してみる事も取り入れてみてください。そして話を聞いてくれた方の反応から伝わりやすさを確認してみるのです。また、自分の選定したエピソードが自分にとって説明しやすいものなのかを同時に確認してみましょう。

 

 

ゲームセンターで勤務していた方の実例

ゲームセンターで勤務していた25歳の方が事務職に転職した「仕事スキルの棚卸」実例を紹介してみましょう。

毎日行っていた仕事

ゲーム機器の動作確認
清掃業務
シフト勤務の経験
営業日報の作成経験
在庫確認(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)
仕入れ伝票のとりまとめ(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)
各種パソコンでの伝票入力作業(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)

 

毎週行っていた仕事

週報の作成とテナントへの報告業務
在庫棚卸業務(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)
在庫を確認しての発注業務(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)
仕入金額の週単位での把握(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)
週単位での損益資料の作成(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)

 

毎月行っていた仕事

月報資料の作成(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)
月次の損益計算(*事務職業務に活用できそうな仕事スキル)
補充商品の売上げ管理

 

など、かなりの部分が事務職の業務に活かせる可能性がありました。
この方が、「私はゲームセンターで働いていました。」しかアピールしないのと、経験の棚卸をした結果、志望企業の事務職の仕事内容を想像して「私は、ゲームセンターで働いていた時に仕入れ伝票のとりまとめや、月次の損益資料を作成していました。」とアピールしたのでは雲泥の差がある事がご理解頂けたと思います。

 

ここがポイント

紹介した内容にそって、まずは実行してみる事です。そして、自分なりに工夫してより良い棚卸をして行けるようにしていきましょう!

 

 

 

 

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